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10 funciones de Excel que todos deberíamos aprender

10 funciones de Excel que todos deberíamos aprender

A continuación, te mostramos un decálogo de funciones Excel que la Universidad de Harvard considera «especialmente fáciles de aprender» (necesitas unas dos horas en total) y que «pueden marcar la diferencia» a la hora de «ahorrar tiempo y mejorar la productividad».

1. Pegado especial (10 minutos de aprendizaje)

Excel permite copiar toda la información de una selección de celdas y pegar los datos en otras celdas especificadas, pero puedes utilizar una opción llamada «pegado especial» para pegar la información de otra manera.

El pegado especial sirve para que puedas elegir qué elementos copias y cuáles no. De esa manera evitas copiar formatos o fórmulas indeseadas.

¿Cómo ejecutarlo?: cuando copies lo que hay en tu celda (Ctr+C) pulsa Ctrl+Alt+V para hacer un pegado especial y selecciona lo que quieres copiar. Alt+E+S+V es el comando para pegar esos elementos. También puedes usar el menú desplegable y elegir la opción en el cuadro de diálogo.

2. Insertar varias filas (2 minutos)

A veces, necesitas añadir varias filas de vez a una tabla, y hacerlo una por una no siempre es lo más práctico. Esta función agiliza la tarea.

¿Cómo ejecutarlo?: usando un atajo del teclado (Ctrl, shift, +) selecciona el número de filas que quieres agregar y haz clic en el botón derecho para insertadas. También puedes usar el comando «Insertar filas de hoja», siempre y cuando selecciones antes las filas que vas a añadir.

3. Relleno rápido (30 minutos)

«El relleno rápido (Flash Fill en inglés) es como magia y puede usarse en diferentes situaciones», se lee en la Harvard Business Review. «Es un ahorro de tiempo fantástico cuando necesitas ingresar o cambiar muchos datos de forma rápida y precisa; es un método asombroso».

Se trata de un sistema que le permite a Excel aprender ciertas cosas del trabajo que haces e identificar patrones para completar algunas celdas, rellenándolas automáticamente.

Por ejemplo, sugiere un nombre completo si pones nombres y apellidos en dos columnas diferentes, o permite separarlos si los pones juntos.

¿Cómo ejecutarlo?: debes pulsar Ctrl + E, o ir a la pestaña de «Datos» y activar «Relleno Rápido». Si no te aparece esa opción, prueba en «Avanzado» y «Relleno Rápido Automático», dice Microsoft Office en su página de ayuda.

4. Índice y coincidir (45 minutos)

«Índice» y «Coincidir» se usan ampliamente en Excel para realizar búsquedas complejas. Por separado no son demasiado interesantes, pero cuando las combinas se aprecia su poder, dicen los especialistas de Harvard.

Ambas permiten extraer datos y valores concretos que necesitas de grandes hojas de cálculo, de manera que «una tarea tediosa y rutinaria resulte rápida y sencilla», explican desde la universidad.

Este método requiere un poco más de tiempo (y paciencia) para aprenderlo, pero te permitirá ser mucho más veloz a la hora de buscar ciertos datos.

¿Cómo ejecutarlo?: «Índice» tiene dos sintaxis: matricial y de referencia. La primera (matriz; núm_fila; [núm_columna]) sirve para hacer búsquedas. «Coincidir»(valor_buscado,matriz_de_busqueda;[tipo_de_coincidencia]) se utiliza para encontrar la posición de un valor en una lista.

5. Suma rápida (2 minutos)

Según Harvard, esta es una de las primeras funciones que seguramente aprendiste en Excel: cómo sumar una fila o columna. Pero, ¿sabías que puedes seleccionar la celda al final de una fila o columna en apenas unos segundos?

¿Cómo ejecutarlo?: Selecciona la celda y haz clic en Ctrl + Shift + = para activar la función. Equivale a «Autosuma».

6. CTRL Z / CTRL Y (1 minuto)

Probablemente ya sepas que el Ctrl + Z se usa para revertir errores. Pues bien, existe otra opción para recuperar lo que borraste: el comando Ctrl + Y.

Es como un pase gratuito que te salva de cualquier problema, dice la universidad estadounidense.

¿Cómo ejecutarlo?: muy fácil: pulsa Ctrl + Y para revertir cualquier «error» que eliminaste con Ctrl + Z.

7. Eliminar duplicados (10 minutos)

Esta fórmula es sencilla y rápida de usar. Obviamente, sirve para lo que uno esperaría: eliminar valores que se repitan en cualquier conjunto de datos en Excel.

La Universidad de Harvard recomienda colocar en otra hoja lo que desees borrar. El sistema deja por defecto el primer valor que aparece en la tabla.

¿Cómo ejecutarlo?: seleccionar la tabla, ve a la pestaña «Datos» de Excel y haz clic en «Quitar Duplicados». El programa te preguntará a qué columna le aplicarás ese cambio.

8. Congelar paneles (15 minutos)

Inmovilizar filas y columnas puede servir para contrastar datos que tienes lejos de otros en la hoja de cálculo. Al hacerlo, los verás en la pantalla cuando navegues por ella.

¿Cómo ejecutarlo?: elige la parte de la hoja de cálculo que quieres congelar y haz clic en el menú «vista» o «visualización». Después selecciona «inmovilizar fila superior» e «inmovilizar columna», haciendo clic en lo que quieras congelar.

9 F4 (10 minutos)

F4 tiene dos funciones específicas en Excel: crear una referencia absoluta y repetir tu acción o comando más reciente.

¿Cómo ejecutarlo?: sencillamente, pulsa F4 cuando quieras hacer una de esas dos cosas. La mayoría de las veces repetirá la última acción. Si presionas la tecla mientras tienes resaltada una celda con una fórmula, te dará opciones de posibles referencias.

10 Ctrl + flechas (5 minutos)

Esta opción es especialmente práctica para grandes bases de datos, pues permite acceder a la última cifra en cuestión de segundos, sin pasear por toda la tabla de forma manual.

¿Cómo ejecutarlo?: ejecuta el comando con Ctrl + Abajo para llegar al final de documento, o desplázate por él con las flechas. También te servirá para seleccionar datos en segundos y maximizar tu productividad.

Qué es el grooming y cómo podemos proteger a los niños

Qué es el grooming y cómo podemos proteger a los niños

El Grooming es una práctica de acoso y abuso sexual en contra de niños y jóvenes que, en la mayoría de los casos, sucede a través de las redes sociales. Afortunadamente, evitar que esto suceda es muy fácil, basta con tomar medidas de prevención y seguridad de navegación en Internet.

Últimamente he escuchado a muchas personas hablar de esta palabra que, hasta hace unos días era totalmente desconocida para mi. Y aprovechando el marco de celebraciones por el Día de Intenet me gustaría compartirles un poco de lo que he investigado acerca de este particular fenómeno. Sobre todo porque, aunque no seamos padres, tenemos sobrinos, primos pequeños, alumnos o simplemente niños a nuestro alrededor que merecen atención y protección.

Es un hecho importante mencionar que, a pesar de que se ha demostrado que las tabletas electrónicas y el uso de Internet pueden desarrollar ciertas habilidades digitales en los más pequeños, este tipo de actividades siempre deben ser supervisadas por un adulto, de allí que muchos dispositivos móviles cuenten con configuraciones especiales de control parental.

¿Qué es el Grooming?

El Grooming es un término para describir la forma en que algunas personas se acercan a niños y jóvenes para ganar su confianza, crear lazos emocionales y poder abusar de ellos sexualmente. Grooming en el mundo real puede tener lugar en todo tipo de lugares —en el barrio local, en la casa, en la escuela o en la iglesia. En el peor de los casos, estas personas también pueden desear introducir al menor en ambientes de prostitución y explotación sexual.
Los groomers (personas que buscan hacer daño al menor) pueden ser hombres y mujeres de cualquier edad y de cualquier nivel económico o social. El grooming puede suceder online o en persona y, en muchas ocasiones, el groomer invierte tiempo considerable durante este periodo de preparación para ganarse la confianza de los niños y sus familias:

  • Pretendiendo ser alguien que no es.
    Ofreciendo comprensión y consejos.
    Obsequiando regalos.
    Brindando atención al niño.
    Utilizando su posición o reputación profesional.
    Llevándolos a viajes, paseos y fiestas.
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